STANDAARD CONTRACTUELE CLAUSULES

Aanhangsel nr. 2 - Modelcontractbepalingen

STANDAARD CONTRACTUELE CLAUSULES

SECTIE I

Clausule 1
Doel en werkingssfeer

(a) Het doel van deze modelcontractbepalingen is de naleving van de vereisten van Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (Algemene verordening gegevensbescherming) voor de doorgifte van persoonsgegevens naar een derde land.

b) De partijen:
i) de natuurlijke perso(o)n(en) of rechtsperso(o)n(en), de overheidsinstantie(s), de dienst(en) of een andere instantie(s) (hierna "instantie(s)" genoemd) die de persoonsgegevens doorgeeft (doorgeven), zoals vermeld in bijlage I, deel A (hierna "gegevensexporteur" genoemd), en

ii) de entiteit(en) in een derde land die de persoonsgegevens ontvangt (ontvangen) van de gegevensexporteur, direct of indirect via een andere entiteit die ook partij is bij deze bepalingen, zoals vermeld in bijlage I, deel A (hierna "gegevensimporteur" genoemd), heeft (hebben) ingestemd met deze modelcontractbepalingen (hierna "bepalingen" genoemd).

c) Deze bepalingen zijn van toepassing op de doorgifte van persoonsgegevens als gespecificeerd in bijlage I.B.

d) Het aanhangsel bij deze bepalingen met de bijlagen waarnaar daarin wordt verwezen, maakt een integrerend deel uit van deze bepalingen.

Clausule 2
Werking en onveranderlijkheid van de clausules

(a) Deze clausules bevatten passende waarborgen, waaronder afdwingbare rechten van de betrokkene en doeltreffende rechtsmiddelen, overeenkomstig artikel 46, lid 1, en artikel 46, lid 2, onder c), van Verordening (EU) 2016/679 en, met betrekking tot gegevensdoorgiften van voor de verwerking verantwoordelijken naar verwerkers en/of verwerkers naar verwerkers, modelcontractbepalingen overeenkomstig artikel 28, lid 7, van Verordening (EU) 2016/679, op voorwaarde dat zij niet worden gewijzigd, behalve om de passende module(s) te selecteren of om informatie in het aanhangsel toe te voegen of bij te werken. Dit weerhoudt de partijen er niet van de in deze bepalingen neergelegde modelcontractbepalingen op te nemen in een ruimer contract en/of andere bepalingen of aanvullende waarborgen toe te voegen, mits deze niet direct of indirect in strijd zijn met deze bepalingen en geen afbreuk doen aan de grondrechten of fundamentele vrijheden van betrokkenen.

b) Deze bepalingen doen geen afbreuk aan de verplichtingen waaraan de gegevensexporteur is onderworpen op grond van Verordening (EU) 2016/679.

Clausule 3
Derden-begunstigden

a) Betrokkenen kunnen zich als derde-begunstigden jegens de gegevensexporteur en/of gegevensimporteur op deze bepalingen beroepen en deze afdwingen, met de volgende uitzonderingen
i) Clausule 1, clausule 2, clausule 3, clausule 6, clausule 7;

ii) Clausule 8 - Module één: Clausule 8.5 (e) en Clausule 8.9 (b); Module twee: Clausule 8.1 (b), 8.9 (a), (c), (d) en (e); Module drie: Artikel 8, lid 1, onder a), c) en d), en artikel 8, lid 9, onder a), c), d), e), f) en g); Module vier: Clausule 8.1, onder b), en clausule 8.3, onder b);

iii) Clausule 9 - Module twee: Clausule 9, onder a), c), d) en e); Module drie: Clausule 9, onder a), c), d) en e);

iv) Clausule 12 - Module één: Clausule 12, onder a) en d); Modules twee en drie: Clausule 12, onder a), d) en f);

v) Clausule 13;

vi) Clausule 15.1, onder c), d) en e);

vii) Clausule 16, onder e);

viii) Clausule 18 - Modules een, twee en drie: Clausule 18, onder a) en b); module vier: Clausule 18.

b) Punt a) laat de rechten van betrokkenen op grond van Verordening (EU) 2016/679 onverlet.

Clausule 4
Interpretatie

(a) Wanneer in deze clausules termen worden gebruikt die in Verordening (EU) 2016/679 zijn gedefinieerd, hebben deze termen dezelfde betekenis als in die verordening.

b) Deze clausules moeten worden gelezen en geïnterpreteerd in het licht van de bepalingen van Verordening (EU) 2016/679.

c) Deze clausules mogen niet worden geïnterpreteerd op een manier die in strijd is met de rechten en plichten waarin Verordening (EU) 2016/679 voorziet.

Clausule 5
Hiërarchie

In geval van tegenstrijdigheid tussen deze bepalingen en de bepalingen van daarmee verband houdende overeenkomsten tussen de Partijen, die bestaan op het moment dat deze bepalingen worden overeengekomen of nadien worden gesloten, prevaleren deze bepalingen.

Clausule 6
Beschrijving van de overdracht(en)

De details van de doorgifte(s), en in het bijzonder de categorieën persoonsgegevens die worden doorgegeven en het doel of de doelen waarvoor ze worden doorgegeven, worden gespecificeerd in bijlage I.B.

Clausule 7
Dockingclausule

a) Een entiteit die geen partij is bij deze bepalingen kan, met instemming van de partijen, te allen tijde tot deze bepalingen toetreden, hetzij als gegevensexporteur, hetzij als gegevensimporteur, door het aanhangsel in te vullen en bijlage I.A. te ondertekenen.

b) Zodra de toetredende entiteit het aanhangsel heeft ingevuld en bijlage I.A. heeft ondertekend, wordt zij partij bij deze bepalingen en heeft zij de rechten en plichten van een gegevensexporteur of gegevensimporteur overeenkomstig haar aanwijzing in bijlage I.A.

c) De toetredende entiteit heeft uit hoofde van deze bepalingen geen rechten of verplichtingen die voortvloeien uit de periode voordat zij partij werd.

SECTIE II - VERPLICHTINGEN VAN DE PARTIJEN

Clausule 8
Gegevensbeschermingswaarborgen

De gegevensexporteur garandeert dat hij zich redelijke inspanningen heeft getroost om vast te stellen dat de gegevensimporteur door de toepassing van passende technische en organisatorische maatregelen in staat is aan zijn verplichtingen krachtens deze bepalingen te voldoen.

8.1 Instructies
a) De gegevensimporteur verwerkt de persoonsgegevens uitsluitend op gedocumenteerde instructie van de gegevensexporteur. De gegevensexporteur kan gedurende de gehele looptijd van het contract dergelijke instructies geven.

b) De gegevensimporteur stelt de gegevensexporteur onmiddellijk in kennis indien hij niet in staat is deze instructies op te volgen.

8.2 Doel beperking
De gegevensimporteur verwerkt de persoonsgegevens uitsluitend voor het (de) specifieke doel(en) van de doorgifte, zoals uiteengezet in bijlage I, deel B, tenzij op nadere instructie van de gegevensexporteur.

8.3 Doorzichtigheid
Op verzoek stelt de gegevensexporteur kosteloos een afschrift van deze bepalingen, met inbegrip van het aanhangsel zoals dit door de partijen is aangevuld, ter beschikking van de betrokkene. Voor zover dit nodig is om bedrijfsgeheimen of andere vertrouwelijke informatie, met inbegrip van de in bijlage II beschreven maatregelen en persoonsgegevens, te beschermen, kan de gegevensexporteur een deel van de tekst van het aanhangsel bij deze bepalingen redigeren voordat hij een kopie ter beschikking stelt, maar hij verstrekt een zinvolle samenvatting wanneer de betrokkene de inhoud anders niet zou kunnen begrijpen of zijn rechten niet zou kunnen uitoefenen. Op verzoek verstrekken de partijen de betrokkene de redenen voor de bewerkingen, voor zover mogelijk zonder de bewerkte informatie openbaar te maken. Deze bepaling laat de verplichtingen van de gegevensexporteur uit hoofde van de artikelen 13 en 14 van Verordening (EU) 2016/679 onverlet.

8.4 Nauwkeurigheid
Indien de gegevensimporteur opmerkt dat de door hem ontvangen persoonsgegevens onjuist of verouderd zijn, stelt hij de gegevensexporteur daarvan onverwijld in kennis. In dat geval werkt de gegevensimporteur samen met de gegevensexporteur om de gegevens te wissen of te corrigeren.

8.5 Duur van de verwerking en wissing of teruggave van gegevens
Na beëindiging van de verwerkingsdiensten verwijdert de gegevensimporteur, naar keuze van de gegevensexporteur, alle persoonsgegevens die namens de gegevensexporteur zijn verwerkt en bevestigt hij dit aan de gegevensexporteur, of retourneert hij de gegevensexporteur alle persoonsgegevens die namens hem zijn verwerkt en verwijdert hij de bestaande kopieën. Zolang de gegevens niet zijn gewist of teruggegeven, blijft de gegevensimporteur zorgen voor de naleving van deze bepalingen. Indien lokale wetgeving van toepassing is op de gegevensimporteur die teruggave of verwijdering van de persoonsgegevens verbiedt, garandeert de gegevensimporteur dat hij zal blijven toezien op de naleving van deze bepalingen en de gegevens slechts zal verwerken in de mate en voor de duur die krachtens die lokale wetgeving vereist zijn. Dit geldt onverminderd bepaling 14, met name de eis dat de gegevensimporteur krachtens bepaling 14, onder e), de gegevensexporteur gedurende de gehele looptijd van het contract in kennis stelt indien hij redenen heeft om aan te nemen dat hij onderworpen is of is geworden aan wetten of praktijken die niet in overeenstemming zijn met de eisen van bepaling 14, onder a).

8.6 Beveiliging van de verwerking
a) De gegevensimporteur en, tijdens de verstrekking, ook de gegevensexporteur treffen passende technische en organisatorische maatregelen om de beveiliging van de gegevens te waarborgen, met inbegrip van bescherming tegen een inbreuk op de beveiliging die resulteert in een accidentele of onwettige vernietiging, verlies, wijziging, niet-toegelaten verspreiding van of toegang tot die gegevens (hierna "inbreuk in verband met persoonsgegevens" genoemd). Bij de beoordeling van het passende beveiligingsniveau houden de partijen naar behoren rekening met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, de aard, de reikwijdte, de context en het doel of de doelen van de verwerking en de risico's die de verwerking voor de betrokkenen inhoudt. De partijen overwegen met name gebruik te maken van versleuteling of pseudonimisering, ook tijdens de doorgifte, wanneer het doel van de verwerking op die manier kan worden bereikt. In het geval van pseudonimisering blijft de aanvullende informatie voor het toeschrijven van de persoonsgegevens aan een specifieke betrokkene, waar mogelijk, onder de exclusieve controle van de gegevensexporteur. Bij het nakomen van zijn verplichtingen uit hoofde van dit lid, neemt de gegevensimporteur ten minste de in bijlage II gespecificeerde technische en organisatorische maatregelen. De gegevensimporteur controleert regelmatig of deze maatregelen een passend beveiligingsniveau blijven bieden.

b) De gegevensimporteur verleent leden van zijn personeel alleen toegang tot de persoonsgegevens voor zover dat strikt noodzakelijk is voor de uitvoering en het beheer van en het toezicht op het contract. Hij zorgt ervoor dat personen die gemachtigd zijn de persoonsgegevens te verwerken, zich tot geheimhouding verplichten of aan een passende wettelijke geheimhoudingsplicht gebonden zijn.

c) In geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die door de gegevensimporteur krachtens deze bepalingen worden verwerkt, neemt de gegevensimporteur passende maatregelen om de inbreuk aan te pakken, met inbegrip van maatregelen om de negatieve effecten ervan te beperken. De gegevensimporteur stelt ook de gegevensexporteur onverwijld in kennis van de inbreuk, nadat hij er kennis van heeft gekregen. Deze kennisgeving bevat de gegevens van een contactpunt waar meer informatie kan worden verkregen, een omschrijving van de aard van de inbreuk (zo mogelijk met vermelding van de categorieën en bij benadering het aantal betrokkenen en persoonsgegevensrecords), de vermoedelijke gevolgen en de genomen of voorgestelde maatregelen om de inbreuk aan te pakken, in voorkomend geval met inbegrip van maatregelen om de eventuele negatieve gevolgen te verlichten. Indien en voor zover niet alle informatie tegelijk kan worden verstrekt, bevat de eerste melding de informatie die op dat moment beschikbaar is en wordt vervolgens, zodra deze beschikbaar komt, zonder onnodige vertraging aanvullende informatie verstrekt.

d) De gegevensimporteur werkt met de gegevensexporteur samen en verleent hem bijstand om de gegevensexporteur in staat te stellen aan zijn verplichtingen uit hoofde van Verordening (EU) 2016/679 te voldoen, met name om de bevoegde toezichthoudende autoriteit en de betrokken betrokkenen in kennis te stellen, rekening houdend met de aard van de verwerking en de informatie waarover de gegevensimporteur beschikt.

8.7 Gevoelige gegevens
Indien de doorgifte betrekking heeft op persoonsgegevens waaruit de raciale of etnische afkomst, de politieke opvattingen, de godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuiging, of het lidmaatschap van een vakvereniging blijkt, op genetische gegevens of biometrische gegevens om een natuurlijke persoon eenduidig te kunnen identificeren, op gegevens die de gezondheid of het seksuele leven of de seksuele geaardheid van een persoon betreffen, of op gegevens in verband met strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten (hierna "gevoelige gegevens" genoemd), past de gegevensimporteur de specifieke beperkingen en/of aanvullende waarborgen toe die in bijlage I, deel B, zijn omschreven.

8.8 Overdrachten
De gegevensimporteur mag de persoonsgegevens alleen op gedocumenteerde instructie van de gegevensexporteur aan een derde verstrekken. Bovendien mogen de gegevens alleen aan een derde buiten de Europese Unie (4 ) (in hetzelfde land als de gegevensimporteur of in een ander derde land, hierna "verdere doorgifte" genoemd) worden doorgegeven indien de derde door deze bepalingen gebonden is of ermee instemt, volgens de passende module, of indien:
i) de verdere doorgifte is naar een land dat in aanmerking komt voor een adequaatheidsbesluit overeenkomstig artikel 45 van Verordening (EU) 2016/679 dat betrekking heeft op de verdere doorgifte;

ii) de derde partij zorgt anderszins voor passende waarborgen op grond van artikel 46 of 47 Verordening (EU) 2016/679 met betrekking tot de verwerking in kwestie;

iii) de verdere doorgifte noodzakelijk is voor de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van een recht in rechte in het kader van een specifieke administratieve, regelgevende of gerechtelijke procedure; of

iv) de verdere doorgifte noodzakelijk is ter bescherming van de vitale belangen van de betrokkene of van een andere natuurlijke persoon.

Elke verdere doorgifte is afhankelijk van de naleving door de gegevensimporteur van alle andere waarborgen krachtens deze bepalingen, met name beperking van het doel.

8.9 Documentatie en naleving
a) De gegevensimporteur behandelt verzoeken van de gegevensexporteur die betrekking hebben op de verwerking volgens deze bepalingen, onmiddellijk en op passende wijze.

b) De partijen moeten kunnen aantonen dat deze bepalingen worden nageleefd. In het bijzonder houdt de gegevensimporteur de nodige documentatie bij over de verwerkingsactiviteiten die namens de gegevensexporteur worden uitgevoerd.

c) De gegevensimporteur stelt de gegevensexporteur alle informatie ter beschikking die nodig is om aan te tonen dat de verplichtingen uit hoofde van deze bepalingen worden nageleefd en maakt op verzoek van de gegevensexporteur controles van de onder deze bepalingen vallende verwerkingsactiviteiten mogelijk en draagt bij tot de uitvoering ervan, met redelijke tussenpozen of indien er aanwijzingen zijn dat de bepalingen niet worden nageleefd. Bij de beslissing over een controle of audit kan de gegevensexporteur rekening houden met relevante certificeringen waarover de gegevensimporteur beschikt.

d) De gegevensexporteur kan ervoor kiezen de controle zelf uit te voeren of een onafhankelijke controleur te belasten. De audits kunnen inspecties in de bedrijfsruimten of de fysieke voorzieningen van de gegevensimporteur omvatten en worden, waar nodig, met inachtneming van een redelijke termijn uitgevoerd.

e) De partijen stellen de onder b) en c) bedoelde informatie, inclusief de resultaten van eventuele audits, op verzoek ter beschikking van de bevoegde toezichthoudende autoriteit.

Clausule 9
Gebruik van sub-verwerkers

a) De gegevensimporteur heeft van de gegevensexporteur de algemene toestemming gekregen om subverwerkers van een overeengekomen lijst in te schakelen. De gegevensimporteur stelt de gegevensexporteur ten minste [termijn specificeren] van tevoren schriftelijk in kennis van voorgenomen wijzigingen in die lijst door toevoeging of vervanging van subverwerkers, zodat de gegevensexporteur voldoende tijd heeft om tegen die wijzigingen bezwaar te maken voordat de subverwerker(s) in dienst wordt (worden) genomen. De gegevensimporteur verstrekt de gegevensexporteur de informatie die de gegevensexporteur nodig heeft om zijn recht van bezwaar te kunnen uitoefenen.

b) Wanneer de gegevensimporteur een subverwerker inschakelt om (namens de gegevensexporteur) specifieke verwerkingsactiviteiten te verrichten, dient hij daarvoor een schriftelijk contract op te stellen dat in wezen dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming bevat als die welke voor de gegevensimporteur uit deze bepalingen voortvloeien, ook wat de rechten van derden betreft die voor de betrokkenen gelden. (8) De partijen komen overeen dat de gegevensimporteur, door deze bepaling na te leven, aan zijn verplichtingen krachtens bepaling 8.8 voldoet. De gegevensimporteur ziet erop toe dat de subverwerker de verplichtingen nakomt waaraan de gegevensimporteur krachtens deze bepalingen is onderworpen.

c) Op verzoek van de gegevensexporteur verstrekt de gegevensimporteur de gegevensexporteur een afschrift van deze subverwerkersovereenkomst en van alle latere wijzigingen. Voor zover dit nodig is om bedrijfsgeheimen of andere vertrouwelijke informatie, met inbegrip van persoonsgegevens, te beschermen, mag de gegevensimporteur de tekst van de overeenkomst redigeren voordat een afschrift wordt verstrekt.

d) De gegevensimporteur blijft ten opzichte van de gegevensexporteur volledig verantwoordelijk voor de nakoming van de verplichtingen van de subverwerker uit hoofde van zijn contract met de gegevensimporteur. De gegevensimporteur stelt de gegevensexporteur in kennis van elk verzuim van de subverwerker om zijn verplichtingen uit hoofde van dat contract na te komen.

e) De gegevensimporteur komt met de subverwerker een derdenbeding overeen op grond waarvan - indien de gegevensimporteur feitelijk is verdwenen, heeft opgehouden rechtens te bestaan of insolvent is geworden - de gegevensexporteur het recht heeft het subverwerkingscontract te beëindigen en de subverwerker opdracht te geven de persoonsgegevens te wissen of terug te geven.

Clausule 10
Rechten van de betrokkene

a) De gegevensimporteur stelt de gegevensexporteur onverwijld in kennis van elk verzoek dat hij van een betrokkene heeft ontvangen. Hij beantwoordt dat verzoek niet zelf, tenzij hij daartoe door de gegevensexporteur is gemachtigd.

b) De gegevensimporteur helpt de gegevensexporteur bij het nakomen van zijn verplichtingen om te reageren op verzoeken van betrokkenen voor de uitoefening van hun rechten uit hoofde van Verordening (EU) 2016/679. In dit verband stellen de partijen in bijlage II de passende technische en organisatorische maatregelen vast, rekening houdend met de aard van de verwerking, door middel waarvan de bijstand wordt verleend, alsmede de reikwijdte en de omvang van de vereiste bijstand.

c) Bij de vervulling van zijn verplichtingen krachtens de punten a) en b) houdt de gegevensimporteur zich aan de instructies van de gegevensexporteur.

Clausule 11
Verhaal

a) De gegevensimporteur informeert de betrokkenen op een transparante en gemakkelijk toegankelijke manier, door middel van een individuele kennisgeving of op zijn website, over een contactpunt dat bevoegd is klachten te behandelen. Klachten die hij van een betrokkene ontvangt, worden door hem onmiddellijk behandeld. De gegevensimporteur stemt ermee in dat de betrokkenen ook een klacht kunnen indienen bij een onafhankelijke instantie voor geschillenbeslechting, zonder kosten voor de betrokkene. Hij informeert de betrokkenen op de in punt a) beschreven wijze over dit verhaalsmechanisme en over het feit dat zij niet verplicht zijn daarvan gebruik te maken of een bepaalde procedure te volgen om verhaal te halen.

b) In geval van een geschil tussen een betrokkene en een van de partijen over de naleving van deze bepalingen, stelt die partij alles in het werk om het geschil zo spoedig mogelijk op minnelijke wijze op te lossen. De partijen houden elkaar op de hoogte van dergelijke geschillen en werken, waar nodig, samen om ze op te lossen.

c) Indien de betrokkene zich beroept op een recht van derden om voor de gegevensbescherming in aanmerking te komen overeenkomstig bepaling 3, aanvaardt de gegevensimporteur het besluit van de betrokkene om:
i) een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit in de lidstaat waar hij zijn gewone verblijfplaats of werkplek heeft, of bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit overeenkomstig artikel 13;

ii) het geschil voorleggen aan de bevoegde rechterlijke instanties in de zin van clausule 18.

d) De partijen aanvaarden dat de betrokkene zich kan laten vertegenwoordigen door een orgaan, organisatie of vereniging zonder winstoogmerk onder de voorwaarden van artikel 80, lid 1, van Verordening (EU) 2016/679.

e) De gegevensimporteur dient zich te houden aan een besluit dat volgens het toepasselijke recht van de EU of de lidstaat bindend is.

f) De gegevensimporteur stemt ermee in dat de door de betrokkene gemaakte keuze geen afbreuk doet aan zijn/haar materiële en procedurele rechten om beroep in te stellen overeenkomstig de toepasselijke wetgeving.

Clause 12
Liability

(a) Each Party shall be liable to the other Party/ies for any damages it causes the other Party/ies by any breach of these Clauses.

(b) The data importer shall be liable to the data subject, and the data subject shall be entitled to receive compensation, for any material or non-material damages the data importer or its sub-processor causes the data subject by breaching the third-party beneficiary rights under these Clauses.

(c) Notwithstanding paragraph (b), the data exporter shall be liable to the data subject, and the data subject shall be entitled to receive compensation, for any material or non-material damages the data exporter or the data importer (or its sub-processor) causes the data subject by breaching the third-party beneficiary rights under these Clauses. This is without prejudice to the liability of the data exporter and, where the data exporter is a processor acting on behalf of a controller, to the liability of the controller under Regulation (EU) 2016/679 or Regulation (EU) 2018/1725, as applicable.

(d) The Parties agree that if the data exporter is held liable under paragraph (c) for damages caused by the data importer (or its sub-processor), it shall be entitled to claim back from the data importer that part of the compensation corresponding to the data importer’s responsibility for the damage.

(e) Where more than one Party is responsible for any damage caused to the data subject as a result of a breach of these Clauses, all responsible Parties shall be jointly and severally liable and the data subject is entitled to bring an action in court against any of these Parties.

(f) The Parties agree that if one Party is held liable under paragraph (e), it shall be entitled to claim back from the other Party/ies that part of the compensation corresponding to its/their responsibility for the damage.

(g) The data importer may not invoke the conduct of a sub-processor to avoid its own liability.

Clause 13
Supervision

(a) [Where the data exporter is established in an EU Member State:] The supervisory authority with responsibility for ensuring compliance by the data exporter with Regulation (EU) 2016/679 as regards the data transfer, as indicated in Annex I.C, shall act as competent supervisory authority.
[Where the data exporter is not established in an EU Member State, but falls within the territorial scope of application of Regulation (EU) 2016/679 in accordance with its Article 3(2) and has appointed a representative pursuant to Article 27(1) of Regulation (EU) 2016/679:] The supervisory authority of the Member State in which the representative within the meaning of Article 27(1) of Regulation (EU) 2016/679 is established, as indicated in Annex I.C, shall act as competent supervisory authority.
[Where the data exporter is not established in an EU Member State, but falls within the territorial scope of application of Regulation (EU) 2016/679 in accordance with its Article 3(2) without however having to appoint a representative pursuant to Article 27(2) of Regulation (EU) 2016/679:] The supervisory authority of one of the Member States in which the data subjects whose personal data is transferred under these Clauses in relation to the offering of goods or services to them, or whose behaviour is monitored, are located, as indicated in Annex I.C, shall act as competent supervisory authority.

(b) The data importer agrees to submit itself to the jurisdiction of and cooperate with the competent supervisory authority in any procedures aimed at ensuring compliance with these Clauses. In particular, the data importer agrees to respond to enquiries, submit to audits and comply with the measures adopted by the supervisory authority, including remedial and compensatory measures. It shall provide the supervisory authority with written confirmation that the necessary actions have been taken.

SECTION III – LOCAL LAWS AND OBLIGATIONS IN CASE OF ACCESS BY PUBLIC AUTHORITIES

Clause 14
Local laws and practices affecting compliance with the Clauses

(a) The Parties warrant that they have no reason to believe that the laws and practices in the third country of destination applicable to the processing of the personal data by the data importer, including any requirements to disclose personal data or measures authorising access by public authorities, prevent the data importer from fulfilling its obligations under these Clauses. This is based on the understanding that laws and practices that respect the essence of the fundamental rights and freedoms and do not exceed what is necessary and proportionate in a democratic society to safeguard one of the objectives listed in Article 23(1) of Regulation (EU) 2016/679, are not in contradiction with these Clauses.

(b) The Parties declare that in providing the warranty in paragraph (a), they have taken due account in particular of the following elements:
(i) the specific circumstances of the transfer, including the length of the processing chain, the number of actors involved and the transmission channels used; intended onward transfers; the type of recipient; the purpose of processing; the categories and format of the transferred personal data; the economic sector in which the transfer occurs; the storage location of the data transferred;

(ii) the laws and practices of the third country of destination – including those requiring the disclosure of data to public authorities or authorising access by such authorities – relevant in light of the specific circumstances of the transfer, and the applicable limitations and safeguards (12);

(iii) any relevant contractual, technical or organisational safeguards put in place to supplement the safeguards under these Clauses, including measures applied during transmission and to the processing of the personal data in the country of destination.

(c) The data importer warrants that, in carrying out the assessment under paragraph (b), it has made its best efforts to provide the data exporter with relevant information and agrees that it will continue to cooperate with the data exporter in ensuring compliance with these Clauses.

(d) The Parties agree to document the assessment under paragraph (b) and make it available to the competent supervisory authority on request.

(e) The data importer agrees to notify the data exporter promptly if, after having agreed to these Clauses and for the duration of the contract, it has reason to believe that it is or has become subject to laws or practices not in line with the requirements under paragraph (a), including following a change in the laws of the third country or a measure (such as a disclosure request) indicating an application of such laws in practice that is not in line with the requirements in paragraph (a). [For Module Three: The data exporter shall forward the notification to the controller.]

(f) Following a notification pursuant to paragraph (e), or if the data exporter otherwise has reason to believe that the data importer can no longer fulfil its obligations under these Clauses, the data exporter shall promptly identify appropriate measures (e.g. technical or organisational measures to ensure security and confidentiality) to be adopted by the data exporter and/or data importer to address the situation [for Module Three:, if appropriate in consultation with the controller]. The data exporter shall suspend the data transfer if it considers that no appropriate safeguards for such transfer can be ensured, or if instructed by [for Module Three: the controller or] the competent supervisory authority to do so. In this case, the data exporter shall be entitled to terminate the contract, insofar as it concerns the processing of personal data under these Clauses. If the contract involves more than two Parties, the data exporter may exercise this right to termination only with respect to the relevant Party, unless the Parties have agreed otherwise. Where the contract is terminated pursuant to this Clause, Clause 16(d) and (e) shall apply.

Clause 15
Obligations of the data importer in case of access by public authorities

15.1 Notification
(a) The data importer agrees to notify the data exporter and, where possible, the data subject promptly (if necessary with the help of the data exporter) if it:
(i) receives a legally binding request from a public authority, including judicial authorities, under the laws of the country of destination for the disclosure of personal data transferred pursuant to these Clauses; such notification shall include information about the personal data requested, the requesting authority, the legal basis for the request and the response provided; or

(ii) becomes aware of any direct access by public authorities to personal data transferred pursuant to these Clauses in accordance with the laws of the country of destination; such notification shall include all information available to the importer.

[For Module Three: The data exporter shall forward the notification to the controller.]

(b) If the data importer is prohibited from notifying the data exporter and/or the data subject under the laws of the country of destination, the data importer agrees to use its best efforts to obtain a waiver of the prohibition, with a view to communicating as much information as possible, as soon as possible. The data importer agrees to document its best efforts in order to be able to demonstrate them on request of the data exporter.

(c) Where permissible under the laws of the country of destination, the data importer agrees to provide the data exporter, at regular intervals for the duration of the contract, with as much relevant information as possible on the requests received (in particular, number of requests, type of data requested, requesting authority/ies, whether requests have been challenged and the outcome of such challenges, etc.). [For Module Three: The data exporter shall forward the information to the controller.]

(d) The data importer agrees to preserve the information pursuant to paragraphs (a) to (c) for the duration of the contract and make it available to the competent supervisory authority on request.

(e) Paragraphs (a) to (c) are without prejudice to the obligation of the data importer pursuant to Clause 14(e) and Clause 16 to inform the data exporter promptly where it is unable to comply with these Clauses.

15.2 Review of legality and data minimisation
(a) The data importer agrees to review the legality of the request for disclosure, in particular whether it remains within the powers granted to the requesting public authority, and to challenge the request if, after careful assessment, it concludes that there are reasonable grounds to consider that the request is unlawful under the laws of the country of destination, applicable obligations under international law and principles of international comity. The data importer shall, under the same conditions, pursue possibilities of appeal. When challenging a request, the data importer shall seek interim measures with a view to suspending the effects of the request until the competent judicial authority has decided on its merits. It shall not disclose the personal data requested until required to do so under the applicable procedural rules. These requirements are without prejudice to the obligations of the data importer under Clause 14(e).

(b) The data importer agrees to document its legal assessment and any challenge to the request for disclosure and, to the extent permissible under the laws of the country of destination, make the documentation available to the data exporter. It shall also make it available to the competent supervisory authority on request. [For Module Three: The data exporter shall make the assessment available to the controller.]

(c) The data importer agrees to provide the minimum amount of information permissible when responding to a request for disclosure, based on a reasonable interpretation of the request.

SECTION IV – FINAL PROVISIONS

Clause 16
Non-compliance with the Clauses and termination

(a) The data importer shall promptly inform the data exporter if it is unable to comply with these Clauses, for whatever reason.

(b) In the event that the data importer is in breach of these Clauses or unable to comply with these Clauses, the data exporter shall suspend the transfer of personal data to the data importer until compliance is again ensured or the contract is terminated. This is without prejudice to Clause 14(f).

(c) The data exporter shall be entitled to terminate the contract, insofar as it concerns the processing of personal data under these Clauses, where:
(i) the data exporter has suspended the transfer of personal data to the data importer pursuant to paragraph (b) and compliance with these Clauses is not restored within a reasonable time and in any event within one month of suspension;

(ii) the data importer is in substantial or persistent breach of these Clauses; or

(iii) the data importer fails to comply with a binding decision of a competent court or supervisory authority regarding its obligations under these Clauses.

In these cases, it shall inform the competent supervisory authority [for Module Three: and the controller] of such non-compliance. Where the contract involves more than two Parties, the data exporter may exercise this right to termination only with respect to the relevant Party, unless the Parties have agreed otherwise.

(d) [For Modules One, Two and Three: Personal data that has been transferred prior to the termination of the contract pursuant to paragraph (c) shall at the choice of the data exporter immediately be returned to the data exporter or deleted in its entirety. The same shall apply to any copies of the data.] [For Module Four: Personal data collected by the data exporter in the EU that has been transferred prior to the termination of the contract pursuant to paragraph (c) shall immediately be deleted in its entirety, including any copy thereof.] The data importer shall certify the deletion of the data to the data exporter. Until the data is deleted or returned, the data importer shall continue to ensure compliance with these Clauses. In case of local laws applicable to the data importer that prohibit the return or deletion of the transferred personal data, the data importer warrants that it will continue to ensure compliance with these Clauses and will only process the data to the extent and for as long as required under that local law.

(e) Either Party may revoke its agreement to be bound by these Clauses where (i) the European Commission adopts a decision pursuant to Article 45(3) of Regulation (EU) 2016/679 that covers the transfer of personal data to which these Clauses apply; or (ii) Regulation (EU) 2016/679 becomes part of the legal framework of the country to which the personal data is transferred. This is without prejudice to other obligations applying to the processing in question under Regulation (EU) 2016/679.

Clause 17
Governing law

These Clauses shall be governed by the law of one of the EU Member States, provided such law allows for third-party beneficiary rights. The Parties agree that this shall be the law of Poland.

Clause 18
Choice of forum and jurisdiction

(a) Any dispute arising from these Clauses shall be resolved by the courts of an EU Member State.

(b) The Parties agree that those shall be the courts of Poland.

(c) A data subject may also bring legal proceedings against the data exporter and/or data importer before the courts of the Member State in which he/she has his/her habitual residence.

(d) The Parties agree to submit themselves to the jurisdiction of such courts.

APPENDIX
EXPLANATORY NOTE:

It must be possible to clearly distinguish the information applicable to each transfer or category of transfers and, in this regard, to determine the respective role(s) of the Parties as data exporter(s) and/or data importer(s). This does not necessarily require completing and signing separate appendices for each transfer/category of transfers and/or contractual relationship, where this transparency can be achieved through one appendix. However, where necessary to ensure sufficient clarity, separate appendices should be used.

ANNEX I

A. LIST OF PARTIES

  1. Data exporter(s):

Name: …
Address: …
Contact person’s name, position and contact details: …
Activities relevant to the data transferred under these Clauses: data processing for the performance of the Master Agreement
Signature and date: …
Role: controller

  1. Data importer(s):

Name: Devskiller sp. z o.o.
Address: Al. Lindleya 16, 02-013 Warsaw
Contact person’s name, position and contact details: …
Activities relevant to the data transferred under these Clauses: data processing for the performance of the Master Agreement
Signature and date: …
Role: processor

B. DESCRIPTION OF TRANSFER
Categories of data subjects whose personal data is transferred: Persons authorized to represent the Controller, test takers
Categories of personal data transferred: forename, surname, tax identification number, e-mail, address, telephone number, Company name, position held in the company, IP number, image.
Sensitive data transferred (if applicable) and applied restrictions or safeguards that fully take into consideration the nature of the data and the risks involved, such as for instance strict purpose limitation, access restrictions (including access only for staff having followed specialised training), keeping a record of access to the data, restrictions for onward transfers or additional security measures: not applicable
The frequency of the transfer (e.g. whether the data is transferred on a one-off or continuous basis): continuous basis

Nature of the processing:
Purpose(s) of the data transfer and further processing: performance of the Main Agreement
The period for which the personal data will be retained, or, if that is not possible, the criteria used to determine that period: duration of the Main Agreement, the period of limitation of claims
For transfers to (sub-) processors, also specify subject matter, nature and duration of the processing: duration of the Main Agreement, the period of limitation of claims.

C. COMPETENT SUPERVISORY AUTHORITY
Identify the competent supervisory authority/ies in accordance with Clause 13:
The Polish Personal Data Protection Officer.

ANNEX II
TECHNICAL AND ORGANISATIONAL MEASURES INCLUDING TECHNICAL AND ORGANISATIONAL MEASURES TO ENSURE THE SECURITY OF THE DATA

Measures of pseudonymisation and encryption of personal data.
Measures for ensuring ongoing confidentiality, integrity, availability and resilience of processing systems and services.
Measures for ensuring the ability to restore the availability and access to personal data in a timely manner in the event of a physical or technical incident.
Processes for regularly testing, assessing and evaluating the effectiveness of technical and organisational measures in order to ensure the security of the processing.
Measures for user identification and authorization.
Measures for the protection of data during transmission.
Measures for the protection of data during storage.
Measures for ensuring physical security of locations at which personal data are processed.
Measures for ensuring events logging.
Measures for ensuring system configuration, including default configuration.
Measures for internal IT and IT security governance and management.
Measures for certification/assurance of processes and products.
Measures for ensuring data minimization.
Measures for ensuring data quality.
Measures for ensuring limited data retention.
Measures for ensuring accountability.
Measures for allowing data portability and ensuring erasure.

ANNEX III
LIST OF SUB-PROCESSORS

According to the Appendix No. 1 to the DPA.

Beveiligingscertificeringen & naleving. Wij zorgen ervoor dat uw gegevens veilig en beveiligd zijn.

[Ebook]
[Ebook]
DevSkiller logo TalentBoost logo TalentScore logo