En management of employee development and workplace skills is an indispensable element of an organization’s performance. This is where skills audit comes in handy.
Los empresarios esperan que sus empleados posean un amplio abanico de competencias y capacidades.
Realizar una auditoría de competencias técnicas es el primer paso para aprovechar lo mejor de sus empleados.
Cuando el talento escasea, las organizaciones pueden realizar una auditoría de competencias para conocer las habilidades de sus empleados y las competencias necesarias que deben desarrollarse u obtenerse.
¿Qué es una auditoría de competencias?
Una auditoría de competencias es el proceso de evaluar, valorar y medir las competencias y capacidades de las personas o de un grupo de personas de una empresa.
Consiste en identificar las habilidades requeridas (habilidades técnicas y habilidades interpersonales), los conocimientos y las competencias necesarias para funciones laborales específicas y evaluar si empleados concretos pueden desempeñar su trabajo con eficacia.
A continuación, los datos pueden analizarse para centrarse en las áreas en las que las personas o los equipos necesitan mejorar sus capacidades.
Por encima de todo, el proceso permite a los líderes organizativos elaborar un mapa de competencias o inventario de competencias exhaustivo para su lugar de trabajo.
It is essential for hiring managers at a company to know each employee’s skill set and skill levels and gain a better understanding of how these relevant skills are utilized as a part of their role.
These assessments typically come in a self-assessment, questionnaire, or one-on-one interviews. From your organization’s skills audit, you can start to take some critical steps in the performance management process:
- Identificar a un empleado déficit de competencias
- Realizar un análisis de las necesidades de formación
- Crear programas personalizados de aprendizaje y desarrollo (L&D)
Aside from L+D programs, the results of a skills audit can be used for creating other training programs like succession planning, for career goals and personal development, and recruitment strategies.
En muchos sentidos, las auditorías de competencias no son más que el principio; lo que sigue y las enseñanzas que se pueden extraer de ellas hacen que el proceso tenga un valor intrínseco incalculable.
Fuente: Universidad Deakin vía Aprender en el futuro
When to conduct a skills audit
Optimal timing for skills assessments
Skills audits should be conducted regularly to ensure organizations stay ahead of rapidly evolving skill requirements. Ideally, companies should perform a comprehensive skills audit annually, with more frequent check-ins throughout the year.
Triggers for initiating a skills audit
Several factors can trigger the need for a skills audit:
- Major organizational changes (e.g., mergers, restructuring)
- Technological advancements affecting job roles
- Shifts in industry trends or market demands
- High employee turnover rates
- Identification of performance gaps
¿Cuáles son los tipos de auditorías de competencias?
Existen varios tipos de auditorías de competencias que una organización o un empleado pueden llevar a cabo, en función de sus objetivos, necesidades y recursos.
Each assessment report will offer a comprehensive review assess skills and a better understanding of the necessary skills to perform a specific role.
- Auditoría de competencias personales: Este tipo de auditoría se centra en la evaluación de las habilidades, competencias y capacidades de una persona. Las auditorías de competencias personales son útiles para que un empleado identifique qué trabajo es el más adecuado para él. Ayuda a las personas a evaluar sus puntos fuertes y débiles para crear un plan de carrera que les permita alcanzar sus objetivos.
- Auditoría de competencias de grupo: Este tipo de auditoría evalúa las habilidades y competencias de un equipo. Ayuda a centrarse en los puntos fuertes y débiles actuales del lugar de trabajo y en las áreas en las que el equipo necesita mejorar sus habilidades para trabajar de forma más eficaz y eficiente.
- Auditoría de competencias laborales: Este tipo de auditoría ayuda a evaluar las competencias y los conocimientos necesarios para desempeñar la función con aplomo, analizando las áreas en las que el titular del puesto necesita mejorar sus competencias para desempeñar mejor su trabajo.
- Auditoría de competencias del sector: Este tipo de auditoría ayuda a determinar las competencias y conocimientos necesarios para trabajar eficazmente en la industria o el sector y las áreas en las que el sector necesita desarrollar sus competencias para seguir siendo competitivo.
Cuidado con utilizar plantillas para las auditorías de competencias; son ineficaces, ya que a menudo no se toman medidas.
Software específico de gestión de competencias proporciona una solución todo en uno para el mapeo de competencias y las funciones de desarrollo de competencias (incluidos los programas de aprendizaje) para dar sentido a sus métricas.
Key components of a skills audit
Defining objectives
Clearly outline the goals of the skills audit, such as identifying skill gaps, planning for future talent needs, or aligning skills with business strategy.
Identifying key skills and competencies
Determine the critical skills and competencies required for each role within the organization. This may include both technical and soft skills.
Developing assessment tools
Create or select appropriate assessment methods, such as surveys, interviews, or practical tests, to accurately evaluate employees’ skills.
¿Cuáles son los pasos clave para llevar a cabo una auditoría de competencias?
Las auditorías de competencias funcionan mejor cuando se trata de un análisis continuo y estructurado.
Una vez auditadas, las competencias deben representarse visualmente y almacenarse para que los responsables de la organización puedan actuar sobre la base de los conocimientos adquiridos (mapeo de competencias).
Las auditorías de competencias son una empresa conjunta. Se elaboran para conocer la perspectiva de un empleado y su comprensión de su función, son validadas por sus jefes o supervisores y se utilizan para apoyar el crecimiento tanto del empleado como de la empresa.
DevSkiller TalentBoost funciona muy bien porque le da ventaja sobre otros métodos de auditoría. Es más objetivo y proporciona información procesable que permite un crecimiento continuo para una plantilla preparada para el futuro.
Here’s a seven-step process you can use for various skills audit conducting all kinds of skills audits.
- Definir el objetivo y el ámbito de aplicación: Decidir el objetivo de la auditoría de competencias, el alcance de la auditoría y las competencias específicas que se evaluarán.
- Identificar la metodología: Determine la metodología para la auditoría de competencias, como encuestas, entrevistas o autoevaluaciones. Elija los métodos adecuados en función de la finalidad y el alcance de la auditoría.DevSkiller puede ofrecer una Visión de 360° de las competencias digitales de su empresa para ayudar a su organización en tiempo real.
- Seleccionar a los participantes: Identifique a los participantes en la auditoría de competencias, incluidos los empleados, sus jefes/supervisores y los departamentos específicos. Asegúrese de que los participantes sean representativos de la organización o grupo auditado.
- Recopilar datos: Utilice la metodología seleccionada para recopilar datos y las competencias de los participantes para crear un mapa de competencias de su organización. También puede implicar la recopilación de información sobre cualificaciones, experiencia y otros factores relevantes.TalentBoost está diseñado para ayudar a las organizaciones a hacerse una idea más clara del sector y de las competencias de los empleados, así como para evaluar las nuevas competencias que puedan ser necesarias.
- Analizar los datos: Analizar los datos para ver dónde se necesita formación y desarrollo en función de las carencias de competencias detectadas. Este proceso también se conoce como análisis de necesidades estratégicas.
- Desarrollar un plan de acción: Basándose en los resultados y el análisis de la auditoría de competencias, elabore un plan de acción que describa los pasos concretos para abordar las carencias de competencias identificadas y las áreas susceptibles de mejora. Una solución puede consistir en desarrollar programas de formación y desarrollo o planes de desarrollo profesional.
- Supervisar los progresos: Monitor progress to ensure the action plan achieves its objectives. Evaluate the effectiveness of the action plan and adjust it as necessary.By following these steps, organizations and individuals can conduct a skills audit that helps to identify the skills needed for improvement and develop strategies to address them.
Creating a skills inventory
Organizing and categorizing skills data
After collecting data from the skills audit, organize and categorize the information to create a comprehensive skills inventory. This inventory should provide a clear overview of the skills present within the organization.
Maintaining an up-to-date skills database
Implement a system to regularly update the skills inventory as employees acquire new skills or as job requirements evolve. This ensures that the organization always has an accurate picture of its skill landscape.
Auditoría de competencias frente a gestión de competencias
Ya sabemos que una auditoría de competencias tiene por objeto identificar las carencias de competencias y las oportunidades de desarrollo futuro. Se trata de un análisis puntual o periódico de las competencias actuales de un empleado.
In summary, a skills audit is an assessment method for a focused assessment of an individual’s skills.
Gestión de competenciasPor otra parte, es un proceso más amplio que abarca diversas actividades para gestionar y desarrollar la mano de obra de una organización. Es una conducta continua que ayuda a los departamentos a crear y mantener una mano de obra cualificada.
Aunque una auditoría de competencias puede proporcionar información valiosa para apoyar la gestión de las competencias, es sólo una parte de un enfoque global del desarrollo de la mano de obra.
Skills management software facilitates organizations to act on all key skills’-related insights, including those from the skills audit.
Software de gestión de competencias DevSkiller TalentBoost ayuda a las organizaciones a tomar decisiones objetivas sobre la gestión de competencias para maximizar el presupuesto destinado a formación. Más información aquí.
Creating a skills inventory
Organizing and categorizing skills data
After collecting data from the skills audit, organize and categorize the information to create a comprehensive skills inventory. This inventory should provide a clear overview of the skills present within the organization.
Maintaining an up-to-date skills database
Implement a system to regularly update the skills inventory as employees acquire new skills or as job requirements evolve. This ensures that the organization always has an accurate picture of its skill landscape.
¿Por qué las empresas auditan las competencias?
By identifying areas where individuals or teams need to improve their skills, a successful skills audit, can help organizations to become more efficient, productive, and competitive.
Los datos se utilizan para alinear mejor a los trabajadores con funciones específicas y para crear planes de formación, desarrollo o sucesión que beneficien a su organización y a su personal.
Algunos de los beneficios que se derivan de una auditoría de competencias son:
Identificar las carencias de competencias: Una auditoría de competencias ayuda a identificar las lagunas en las habilidades y conocimientos de un empleado o equipo. Esta información puede utilizarse para crear un plan de formación que aborde las áreas en las que es necesario mejorar.
Mejora de la productividad: Al identificar las carencias de competencias, una auditoría de competencias puede ayudar a los empleados a trabajar de forma más eficiente y eficaz, lo que se traduce en una mejora de la productividad.
Mejor adecuación de competencias y funciones: Una auditoría de competencias puede ayudar a garantizar que las personas sean colocadas en puestos que se ajusten a sus competencias y conocimientos, lo que conduce a una mayor satisfacción y rendimiento en el trabajo.
Desarrollo profesional: Una auditoría de competencias puede proporcionar información valiosa sobre los puntos fuertes y débiles de una persona, ayudándole a identificar áreas de desarrollo personal y profesional.
Planificación de la sucesión: Una auditoría de competencias puede identificar posibles sucesores para puestos clave dentro de una organización, garantizando una cantera de talentos para ocupar puestos importantes.
The importance of conducting skills audits is underscored by recent statistics:
- 87% of companies worldwide are aware that they either already have a skills gap or will have one within a few years.
- The digital skills gap could result in 14 G20 countries missing out on $11.5 trillion in cumulative GDP growth by 2030.
- By 2030, the talent shortage and skills gap in the U.S. alone is expected to total a loss of $8.5 trillion.
Technology and tools for skills audits
Software solutions for skills management
Utilize specialized software solutions designed for skills management and auditing. These tools can streamline the process of data collection, analysis, and reporting.
Automating the skills audit process
Implement automation tools to reduce manual effort and increase the accuracy of skills audits. This can include AI-powered assessment tools and data analytics platforms.
¿Cómo colmar las lagunas de competencias que descubra en la auditoría?
Once your skills audit has been finalized, and the skills data used has been used to provide metrics, you should clearly outline any carencias de competencias en su lugar de trabajo.
The next step is to guide the employees through a supportive process of celebrating their strengths, developing skills, and identifying opportunities to improve their abilities.
Algunas ideas para ayudar a colmar las lagunas de cualificación tras la auditoría son:
- Lleve a cabo un análisis de las necesidades de formación para crear un itinerario de aprendizaje personalizado para el empleado, de modo que pueda cubrir sus carencias de competencias. Una opción puede incluir sesiones de actualización de conocimientos o un programa de reciclaje si cambian de función o necesitan formación que sustituya o actualice sus conocimientos actuales.
- Asociar a los empleados con un mentor o preparador profesional, o incluso contratar a un preparador personal de IA como Marlee que puede ayudar a los empleados a mejorar sus habilidades interpersonales y de equipo, como la resolución de problemas, la escucha y la comunicación. También puede mejorar la confianza en sí mismos y proporcionarles responsabilidad propia durante su programa de formación.
- Si a un empleado se le ha quedado pequeña su función o ha expresado su deseo de progresar, considere la posibilidad de iniciarle en un plan de sucesión o en un curso de desarrollo del liderazgo por si desea cambiar de carrera.
- Ampliar el equipo es la solución final para cerrar la brecha de competencias cuando se han agotado todas las demás opciones de desarrollo interno. Puede ser necesario cubrir un puesto vacante recientemente para apoyar al equipo mientras otros miembros del equipo completan la formación necesaria.
Fuente: Asistencia al concesionario
Estadísticas recientes ponen de relieve la urgencia de abordar las carencias de cualificaciones:
- 64% de los profesionales de I+D afirman que la reconversión de la mano de obra actual para cubrir las carencias de competencias es una prioridad en estos momentos.
- 56% de los responsables de contratación prevén que intervenciones tecnológicas como la IA provocarán un cambio importante en el tipo de competencias que necesitan los empleados.
- 46% de los empleados creen que sus habilidades actuales serán irrelevantes en 2024.
- Sólo 34% de los trabajadores se sienten respaldados por las oportunidades de desarrollo de competencias de su organización.
Legal considerations in skills audits
Garantizar el cumplimiento de la normativa sobre protección de datos
Al realizar auditorías de competencias, garantice el cumplimiento de leyes de protección de datos como el GDPR. Obtenga los consentimientos necesarios y trate los datos de los empleados de forma segura.
Consideraciones éticas en la evaluación de competencias
Mantener la equidad y la transparencia en todo el proceso de auditoría de competencias. Evitar la parcialidad en los métodos de evaluación y garantizar la igualdad de oportunidades para todos los empleados.
Measuring the success of a skills audit
Indicadores clave de resultados de las auditorías de competencias
Establezca indicadores clave de rendimiento para medir la eficacia de las auditorías de competencias, como la mejora de la productividad, la reducción de las carencias de competencias y el aumento de la satisfacción de los empleados.
Impacto a largo plazo en el rendimiento de la organización
Evaluar el impacto a largo plazo de las auditorías de competencias en el rendimiento de las organizaciones, incluida la mejora de la competitividad, la innovación y la adaptabilidad a los cambios del mercado.
Conclusión
Una auditoría de competencias puede ser como abrir la caja de Pandora a la hora de racionalizar las capacidades de su lugar de trabajo.
Siguiendo estos pasos e implantando un software de gestión de competencias, se vislumbra un camino más directo hacia el desarrollo del puesto de trabajo.
Fuente: Acceso a la ciencia
