Qué es una matriz de formación y por qué debería utilizarla (plantilla gratuita incluida)

¿Quiere saber qué es una matriz de formación y cómo crearla? Estás en el lugar adecuado.

Para toda organización que haga hincapié en el desarrollo de los empleados, una matriz de formación es una parte indispensable de todo el proceso de desarrollo profesional. En palabras llanas, una matriz de formación es una herramienta, normalmente en forma de hoja de cálculo, que los directivos utilizan para hacer un seguimiento de los procesos de formación de los empleados dentro de la empresa. Como cada organización es diferente, en una matriz de formación pueden entrar muchas cosas que dependerán de su entorno de trabajo específico y de sus necesidades de aprendizaje.

Components of a training matrix

A comprehensive training matrix typically includes several key components:

Key elements to include

• Employee information (name, department, position)
• Required skills and competencies
• Current skill levels
• Training courses or programs
• Completion status
• Due dates
• Certifications or qualifications
• Training history

Más adelante en este artículo, exploraremos cómo crear una línea de base para su matriz de formación, así como proporcionar una plantilla de matriz de formación gratuita que le invitamos a descargar.

Obtener plantilla de matriz de formación

Matriz de formación frente a matriz de competencias

Antes de seguir adelante, es importante señalar la diferencia entre una matriz de formación y a conocimientos y matriz de competencias. Aunque ambas son partes vitales de los procesos de aprendizaje y desarrollo de la empresa, tienen objetivos diferentes.

Una matriz de competencias ofrece una visión general de las competencias actuales de los empleados, así como de su nivel de dominio de las mismas. En el ámbito de la formación y el desarrollo, la matriz de competencias suele utilizarse como punto de partida para otros procesos de formación destinados a alcanzar los objetivos de la empresa.

Por otra parte, como su nombre indica, la finalidad de una matriz de formación es hacer un seguimiento de la adquisición de competencias y descubrir y eliminar los obstáculos en el proceso. Esta es la fase en la que la empresa salva realmente la distancia entre los niveles de cualificación actuales y los necesarios.

Differences between training matrix and skills matrix

While both tools are essential for talent management, they serve distinct purposes:

• A skills matrix focuses on current capabilities, while a training matrix tracks future skill development.
• Skills matrices are often used for resource allocation and team composition, whereas training matrices guide learning and development initiatives.
• A skills matrix is typically static, representing a snapshot in time, while a training matrix is dynamic and evolves as employees progress through their learning journeys.

Por qué su empresa necesita una matriz de formación

Hay un par de razones por las que su organización debe tener una matriz de formación.

Como se ha mencionado anteriormente, un software de matriz de formación es una herramienta imprescindible para las empresas que quieren ofrecer oportunidades de aprendizaje a sus empleados. Echemos un vistazo a algunas de las razones:

1. Es un enfoque eficaz para abordar los objetivos de I+D, ya que:

• Ofrece una visión general detallada. Racionalizar las actividades de formación de toda la empresa no es tarea fácil y sólo puede hacerse de forma eficaz con el conjunto de herramientas adecuado. Aquí es donde entra en juego una matriz de formación que le permita controlar múltiples aspectos de su programa de formación y desarrollo de una forma más sencilla.
• Le ayuda a cumplir los plazos. Tener objetivos claros es una cosa, pero asegurarse de que todo va según lo previsto es otra. Por eso debes añadir plazos para cada etapa del proceso de aprendizaje en la matriz de formación.

2. Mejores tasas de compromiso y retención de los empleados:

• Ayuda a retener a los empleados. ¿Sabías que 94% de los empleados prefieren permanecer más tiempo en una empresa si tienen oportunidades de desarrollo? Las personas prosperan más cuando saben lo que tienen que hacer para avanzar en su carrera. Por tanto, es lógico que ofrecer una vía de desarrollo clara tenga un impacto positivo en la retención de los empleados.
• Mejora el desempeño del papel. Como indica una encuesta realizada por Glint, la friolera de 97% de los empleados quieren aumentar su tiempo de aprendizaje o, al menos, mantener la cantidad actual. Cuanto mayor sea el nivel de competencia de sus empleados, mejor desempeñarán su función.

Fuente: Informe sobre aprendizaje en el lugar de trabajo

Additionally, 92% of individuals consider training and development opportunities when choosing between two job offers. This highlights the importance of a robust training program in attracting top talent. Furthermore, 59% of employees say training improves their overall job performance, emphasizing the direct impact of effective training on productivity.

Step-by-step guide to creating a training matrix

Conducting a training needs analysis

Begin by assessing your organization’s current skills gaps and future training requirements. This involves:

• Reviewing job descriptions and required competencies
• Analyzing performance data
• Gathering input from managers and employees

Developing a skills matrix

Create a comprehensive list of skills and competencies required for each role in your organization. This will serve as the foundation for your training matrix.

1. Determinar las necesidades de formación

Lo primero y más importante es reducir la lista de requisitos que se ajustan a los objetivos de la empresa. Para ello, puede consultar a un experto interno o externo que ya tenga amplia experiencia en el campo. O recurrir a una herramienta de desarrollo del talento para determinar los requisitos de las funciones y los puestos con competencias predefinidas.

2. Rellene los datos del empleado (por ejemplo, por equipo)

A continuación, cree una sección con información sobre los empleados en la que enumere sus nombres, departamento, puesto, equipo o incluso proyecto en función de sus requisitos específicos.

Una instantánea de la plantilla de la matriz de formación DevSkiller

3. Añadir material didáctico

Ahora que ya ha decidido qué competencias específicas deben adquirir sus empleados, es el momento de añadir materiales de aprendizaje. Estos pueden variar desde cursos de formación en línea hasta seminarios web y talleres.

Lo importante aquí es asegurarse de que cada paso del proceso de formación se tiene en cuenta en su matriz de formación. Para facilitar su manejo, también puede dividir el material de formación en subtemas correspondientes a conjuntos de competencias específicas.

4. Añadir estados de finalización

Los estados de finalización le proporcionarán una visión general del progreso general y le ayudarán a identificar los puntos débiles del programa de formación.

Aquí tienes algunos ejemplos que puedes utilizar:

1. No asignado. No se ha asignado una tarea de formación al empleado.
2. No ha empezado. Se ha asignado una tarea de formación, pero el empleado aún no la ha iniciado.
3. En curso. Hay una tarea de formación en curso.
4. No aprobado. El empleado no ha completado una tarea de formación.
5. Completado. Se ha completado una tarea de formación.

5. Utilizar fórmulas para obtener mejores conocimientos

Una de las ventajas de utilizar hojas de cálculo como Excel o Google Sheets es que puedes aprovechar las fórmulas para manejar los datos con mayor facilidad y flexibilidad.

Por ejemplo, puede calcular automáticamente las siguientes métricas:

• Tasa de finalización por curso. Disponer de esta información le ayudará a identificar el progreso de adquisición de una habilidad concreta.
• Porcentaje de suspensos por curso. Basándose en este indicador, puede calibrar mejor los puntos débiles de la empresa.
• Porcentaje de finalización por persona. Muestra el estado de progresión general de cada empleado.

Building development plans

Based on the skills matrix and identified training needs:

• Create individualized learning paths for employees
• Set realistic timelines for skill acquisition
• Align training goals with organizational objectives

1. Añadir estados de finalización

Los estados de finalización le proporcionarán una visión general del progreso general y le ayudarán a identificar los puntos débiles del programa de formación.

Aquí tienes algunos ejemplos que puedes utilizar:

1. No asignado. A training task hasn’t been assigned to the employee.
2. No ha empezado. A training task has been assigned but the employee hasn’t started it yet.
3. En curso. Hay una tarea de formación en curso.
4. No aprobado. El empleado no ha completado una tarea de formación.
5. Completado. Se ha completado una tarea de formación.

Implementing training programs

Execute the training initiatives outlined in your matrix:

• Utilize a mix of learning methods (e.g., e-learning, workshops, on-the-job training)
• Ensure managers are involved in supporting employee development
• Regularly collect feedback on training effectiveness

5. Utilizar fórmulas para obtener mejores conocimientos

Una de las ventajas de utilizar hojas de cálculo como Excel o Google Sheets es que puedes aprovechar las fórmulas para manejar los datos con mayor facilidad y flexibilidad.

Por ejemplo, puede calcular automáticamente las siguientes métricas:

• Tasa de finalización por curso. Disponer de esta información le ayudará a identificar el progreso de adquisición de una habilidad concreta.
• Porcentaje de suspensos por curso. Basándose en este indicador, puede calibrar mejor los puntos débiles de la empresa.
• Porcentaje de finalización por persona. Muestra el estado de progresión general de cada empleado.

Monitoring and updating matrices

Regularly review and update your training matrix:

• Track progress and completion rates
• Adjust training plans based on feedback and results
• Keep the matrix aligned with evolving organizational needs

Ventajas e inconvenientes de las hojas de cálculo

Una de las formas más comunes de crear una matriz de formación es utilizando soluciones como Excel o Google Sheets. Aunque este método puede ser útil, recomendamos encarecidamente utilizar hojas de cálculo junto con una herramienta como DevSkiller TalentBoost. A continuación encontrará los principales pros y contras del uso de hojas de cálculo:

Las hojas de cálculo lo son:

• Gratis. Si tienes un presupuesto ajustado, seguro que te gustará poder utilizar herramientas como Excel y Google Sheets de forma gratuita.
• Muy fácil de instalar. Dado que las hojas de cálculo son muy populares en el mundo empresarial, lo más probable es que sus empleados ya tengan los conocimientos necesarios para crear una matriz de formación.
• Ágil. Si desea personalizar su matriz de formación con más detalle, siempre puede recurrir a fórmulas o incluso a aplicaciones y plugins de terceros. Éstos pueden ampliar considerablemente la funcionalidad por defecto.

Pero las hojas de cálculo también son bastante limitadas porque:

• Difícil de mantener. Aunque las hojas de cálculo facilitan mucho el manejo de datos complejos, siguen requiriendo mucha atención humana y su mantenimiento lleva mucho tiempo. Por no hablar de que a menudo entran en juego los errores humanos.
• No es adecuado para grandes organizaciones. Lo más probable es que las empresas con un gran número de empleados encuentren difícil conservar y mantener manualmente los datos de la matriz de formación. Una solución automatizada es un buen compañero en este caso.

Advanced techniques for training matrices

Using color-coding and visual elements

Enhance the readability of your matrix by:

• Using color scales to indicate skill levels
• Implementing conditional formatting to highlight urgent training needs
• Creating visual dashboards for quick overviews

Incorporating skill levels and proficiency ratings

Add depth to your matrix by:

• Defining clear proficiency levels (e.g., beginner, intermediate, expert)
• Using numerical ratings to quantify skill mastery
• Tracking skill progression over time

Linking the matrix to individual development plans

Integrate the matrix with broader career development efforts:

• Connect training goals to performance reviews
• Use the matrix to inform promotion decisions
• Align individual growth with organizational succession planning

Lo mejor es utilizar hojas de cálculo junto con una herramienta de gestión del talento como TalentBoost. Por ejemplo, puede buscar conjuntos de competencias para los siguientes ámbitos:

• Gestión de la organización
• Gestión del ciclo de vida de los proyectos
• Seguridad informática
• Excelencia empresarial
• Nube
• Plataformas empresariales
• Marketing digital
• Gestión de proyectos
• Diseño de interacción
• UX/UI
• Desarrollo de software
• Arquitectura de software
• Infraestructura
• Habilidades sociales

Una instantánea del mapa de competencias de Talentboost

TalentBoost también te permite:

• Cree requisitos de formación personalizados para cualquier función o puesto
• Encuentre los recursos de aprendizaje adecuados para diversos ámbitos
• Proporcione a cada uno de sus empleados un tablero de planificación que incluya toda la información de formación necesaria para su función:

DevSkiller TalentBoost

Descargue nuestro modelo gratuito de matriz de formación

Aquí está nuestra plantilla gratuita de matriz y formación de habilidades para empezar. Las hojas de cálculo son una buena manera de empezar, pero para una matriz de formación más completa recomendamos utilizar una herramienta como DevSkiller TalentBoost.

Measuring the impact of your training matrix

To ensure your training matrix is effective:

• Set clear, measurable objectives for each training initiative
• Use pre and post-training assessments to gauge skill improvement
• Track key performance indicators (KPIs) related to training outcomes
• Conduct regular surveys to measure employee satisfaction with training programs

Remember, only 12% of learners say they apply skills from the training they received for their job. This underscores the importance of measuring and improving the practical application of training.

Overcoming challenges in using a training matrix

Common challenges and solutions include:

• Resistance to change: Communicate the benefits clearly and involve employees in the process
• Time constraints: Prioritize training and integrate it into daily work routines
• Budget limitations: Explore cost-effective training options like peer-to-peer learning or online resources
• Keeping the matrix updated: Assign dedicated personnel to maintain and update the matrix regularly

Best practices for maintaining and updating the matrix

To keep your training matrix relevant and effective:

• Schedule regular reviews (e.g., quarterly or bi-annually)
• Align updates with organizational changes and industry trends
• Encourage feedback from employees and managers
• Use data analytics to identify patterns and areas for improvement

Tips for getting buy-in from management and employees

To ensure widespread adoption:

• Demonstrate the ROI of training initiatives
• Highlight success stories and positive outcomes
• Involve key stakeholders in the development process
• Provide clear communication about the purpose and benefits of the matrix

Software solutions for training matrices

While spreadsheets are a good starting point, consider specialized software for more advanced needs:

Benefits of cloud-based training matrix software

• Real-time updates and accessibility
• Integration with other HR systems
• Advanced reporting and analytics capabilities
• Automated reminders and notifications

Companies with comprehensive corporate training programs have 218% higher incomes per employee than those without formalized training. This statistic emphasizes the potential return on investment for implementing robust training systems, including advanced software solutions.

Reflexiones finales

Dado que la economía mundial está experimentando un cambio global, cada vez más empresas ponen la mano de obra mejora y reciclaje de las cualificaciones a la cabeza de sus prioridades. Por eso es importante contar con flujos de trabajo sólidos dentro de la empresa y equipos que puedan garantizar procesos de formación fluidos y eficientes.

Uno de los aspectos fundamentales es una matriz de formación bien pensada y alineada con los objetivos de la empresa. Con su ayuda puedes seguir y evaluar el progreso de tus programas de formación en I+D, al tiempo que proporcionas a tus empleados un conjunto de requisitos profesionales claros y alcanzables para cada función o puesto.

En este artículo compartimos algunos pasos básicos que puede seguir para crear su propia matriz de formación hoy mismo, pero también puede descargar gratuitamente nuestra plantilla de finalización de formación. También le invitamos a consultar DevSkiller TalentBoost si necesita ayuda para desarrollar el talento en su empresa.