Qué es una matriz de formación y por qué debería utilizarla (plantilla gratuita incluida)

¿Quiere saber qué es una matriz de formación y cómo crearla? Estás en el lugar adecuado.

For every organization that emphasizes employee development, a training matrix is an indispensable part of the entire career development process. In plain words, a training matrix is a tool, usually, in the form of a spreadsheet, that managers use to keep track of the employee training processes within the company. As each organization is different, many things can go into a training matrix that would depend on your specific working environment and learning requirements.

Más adelante en este artículo, exploraremos cómo crear una línea de base para su matriz de formación, así como proporcionar una plantilla de matriz de formación gratuita que le invitamos a descargar.

Obtener plantilla de matriz de formación

Matriz de formación frente a matriz de competencias

Antes de seguir adelante, es importante señalar la diferencia entre una matriz de formación y a knowledge and skill matrix. Aunque ambas son partes vitales de los procesos de aprendizaje y desarrollo de la empresa, tienen objetivos diferentes.

Una matriz de competencias ofrece una visión general de las competencias actuales de los empleados, así como de su nivel de dominio de las mismas. En el ámbito de la formación y el desarrollo, la matriz de competencias suele utilizarse como punto de partida para otros procesos de formación destinados a alcanzar los objetivos de la empresa.

Por otra parte, como su nombre indica, la finalidad de una matriz de formación es hacer un seguimiento de la adquisición de competencias y descubrir y eliminar los obstáculos en el proceso. Esta es la fase en la que la empresa salva realmente la distancia entre los niveles de cualificación actuales y los necesarios.

Por qué su empresa necesita una matriz de formación

There are a couple of reasons why your organization must have a training matrix.

As mentioned above, a few training matrix software is a must-have tool for companies that want to offer learning opportunities to their employees. Let’s take a look at some of the reasons why:

1. Es un enfoque eficaz para abordar los objetivos de I+D, ya que:

• Ofrece una visión general detallada. Racionalizar las actividades de formación de toda la empresa no es tarea fácil y sólo puede hacerse de forma eficaz con el conjunto de herramientas adecuado. Aquí es donde entra en juego una matriz de formación que le permita controlar múltiples aspectos de su programa de formación y desarrollo de una forma más sencilla.
• Le ayuda a cumplir los plazos. Having clear goals is one thing, but making sure that everything goes according to plan is another. This is why you must add deadlines for each stage of the learning process in the training matrix.

2. Mejores tasas de compromiso y retención de los empleados:

• Ayuda a retener a los empleados. ¿Sabías que 94% de los empleados prefieren permanecer más tiempo en una empresa if they have development opportunities? People thrive the most when they understand what they’re required to do to advance in their career. So it’s only natural that providing a clear development path has a positive impact on employee retention.
• Mejora el desempeño del papel. Como indica una encuesta realizada por Glint, la friolera de 97% de los empleados quieren aumentar su tiempo de aprendizaje o, al menos, mantener la cantidad actual. Cuanto mayor sea el nivel de competencia de sus empleados, mejor desempeñarán su función.

Fuente: Informe sobre aprendizaje en el lugar de trabajo

Cómo crear una matriz de formación

Veamos ahora los pasos más cruciales que hay que dar al crear una matriz de formación. Considérelos como la base sobre la que puede construir su propia solución personalizada.

1. Determinar las necesidades de formación

Lo primero y más importante es reducir la lista de requisitos que se ajustan a los objetivos de la empresa. Para ello, puede consultar a un experto interno o externo que ya tenga amplia experiencia en el campo. O recurrir a una herramienta de desarrollo del talento para determinar los requisitos de las funciones y los puestos con competencias predefinidas.

2. Rellene los datos del empleado (por ejemplo, por equipo)

A continuación, cree una sección con información sobre los empleados en la que enumere sus nombres, departamento, puesto, equipo o incluso proyecto en función de sus requisitos específicos.

Una instantánea de la plantilla de la matriz de formación DevSkiller

3. Añadir material didáctico

Now that you’ve already decided on specific skills your employees need to acquire, it’s time to add learning materials. Those can vary from online training courses, to webinars and workshops.

Lo importante aquí es asegurarse de que cada paso del proceso de formación se tiene en cuenta en su matriz de formación. Para facilitar su manejo, también puede dividir el material de formación en subtemas correspondientes a conjuntos de competencias específicas.

4. Añadir estados de finalización

Los estados de finalización le proporcionarán una visión general del progreso general y le ayudarán a identificar los puntos débiles del programa de formación.

Aquí tienes algunos ejemplos que puedes utilizar:

1. No asignado. No se ha asignado una tarea de formación al empleado.
2. No ha empezado. Se ha asignado una tarea de formación, pero el empleado aún no la ha iniciado.
3. En curso. Hay una tarea de formación en curso.
4. No aprobado. El empleado no ha completado una tarea de formación.
5. Completado. A training task has been completed.

5. Utilizar fórmulas para obtener mejores conocimientos

One of the benefits of using spreadsheets like Excel or Google Sheets is that you can leverage formulas to handle data more easily and flexibly.

Por ejemplo, puede calcular automáticamente las siguientes métricas:

• Tasa de finalización por curso. Disponer de esta información le ayudará a identificar el progreso de adquisición de una habilidad concreta.
• Porcentaje de suspensos por curso. Basándose en este indicador, puede calibrar mejor los puntos débiles de la empresa.
• Porcentaje de finalización por persona. Muestra el estado de progresión general de cada empleado.

Pros and cons of using spreadsheets

Una de las formas más comunes de crear una matriz de formación es utilizando soluciones como Excel o Google Sheets. Aunque este método puede ser útil, recomendamos encarecidamente utilizar hojas de cálculo junto con una herramienta como DevSkiller TalentBoost. A continuación encontrará los principales pros y contras del uso de hojas de cálculo:

Las hojas de cálculo lo son:

• Gratis. Si tienes un presupuesto ajustado, seguro que te gustará poder utilizar herramientas como Excel y Google Sheets de forma gratuita.
• Muy fácil de instalar. Dado que las hojas de cálculo son muy populares en el mundo empresarial, lo más probable es que sus empleados ya tengan los conocimientos necesarios para crear una matriz de formación.
• Ágil. Si desea personalizar su matriz de formación con más detalle, siempre puede recurrir a fórmulas o incluso a aplicaciones y plugins de terceros. Éstos pueden ampliar considerablemente la funcionalidad por defecto.

Pero las hojas de cálculo también son bastante limitadas porque:

• Difícil de mantener. Aunque las hojas de cálculo facilitan mucho el manejo de datos complejos, siguen requiriendo mucha atención humana y su mantenimiento lleva mucho tiempo. Por no hablar de que a menudo entran en juego los errores humanos.
• No es adecuado para grandes organizaciones. Lo más probable es que las empresas con un gran número de empleados encuentren difícil conservar y mantener manualmente los datos de la matriz de formación. Una solución automatizada es un buen compañero en este caso.

Lo mejor es utilizar hojas de cálculo junto con una herramienta de gestión del talento como TalentBoost. Por ejemplo, puede buscar conjuntos de competencias para los siguientes ámbitos:

• Gestión de la organización
• Gestión del ciclo de vida de los proyectos
• Seguridad informática
• Excelencia empresarial
• Nube
• Plataformas empresariales
• Marketing digital
• Gestión de proyectos
• Diseño de interacción
• UX/UI
• Desarrollo de software
• Arquitectura de software
• Infraestructura
• Habilidades sociales

Una instantánea del mapa de competencias de Talentboost

TalentBoost también te permite:

• Cree requisitos de formación personalizados para cualquier función o puesto
• Encuentre los recursos de aprendizaje adecuados para diversos ámbitos
• Proporcione a cada uno de sus empleados un tablero de planificación que incluya toda la información de formación necesaria para su función:

DevSkiller TalentBoost

Descargue nuestro modelo gratuito de matriz de formación

Here is our free skills training and matrix template to get you started. Spreadsheets are a great way to get started but for a more complete training matrix we recommend using a tool like DevSkiller TalentBoost.

Reflexiones finales

Dado que la economía mundial está experimentando un cambio global, cada vez más empresas ponen la mano de obra mejora y reciclaje de las cualificaciones at the forefront of their priorities. This is why it’s important to have robust workflows within the company and teams that can ensure seamless and efficient training processes.

One of the pivotal aspects of that is a well-thought out training matrix aligned with the company’s goals. With its help you can track and assess progress of your L&D training programs while also providing your employees with a set of clear and achievable career requirements for each role or position.

In this article we shared some basic steps that you can take to create your own training matrix today but you can also download our training completion template for free. We also invite you to check out DevSkiller TalentBoost si necesita ayuda para desarrollar el talento en su empresa.